خلاصه :

• یک لیست تهیه کنید

همان‌طور که وقتی به خرید می‌روید از روی لیستی که تهیه‌کرده‌اید، دانه‌دانه وسایل را از قفسه‌ها برمی‌دارید و توی سبد خرید می‌گذارید؛ برای رسیدگی به وظایف روزانه هم به یک لیست نیاز دارید. درواقع ازآنجایی‌که خیلی کم پیش می‌آید یک نفر بتواند تمام کارها، وظایف و برنامه‌های خود را به حافظه بسپرد، لازم است همیشه لیستی از کارهای روزانه، شخصی، اداری و ... تهیه کنید.
انواع لیست‌ها در ادامه آورده شده است:

1. برنامه زمان‌بندی کارهای شخصی: با دید کلی نسبت به‌کل سال به‌صورت روزانه نوشته می‌شود.
2. نتیجه کارهایی که باید در مدت‌زمان معینی انجام شوند: برای مثال تا آخر برج 5 باید فلان کار انجام شده باشد.
3. تماس‌ها و قرار ملاقات: تاریخ و ساعت قرار ملاقات ها و تماس‌هایی را که باید داشته باشید، ثبت کنید.

4. گفتگوها: صحبت‌هایی را که می‌خواهید با یک فرد انجام بدهی، لیست و عنوان‌بندی کنید.

جلسات حضوری را تا جای ممکن به حداقل برسانید

اصولاً در جلسات طولانی و تکراری، هیچ کار مفیدی صورت نمی‌گیرد. این جلسه‌ها برای برخی از افراد، صرفاً جایی برای خودنمایی است؛ بنابراین سعی کنید تا حد امکان از این جلسات وقت‌گیر پرهیز کنید و با اشاره به نکات اصلی و مهم، جلساتتان را مختصر و مفید برگزار کنید.

• یادآوری با کاغذ یادآور

با مثالی ساده این تکنیکمديريت زمان را برای شما توضیح می‌دهیم. فرض ‌کنید شما یک پوشه با 60 پرونده دارید؛ سفید از 1 تا 20، قرمز از 1 تا 20 و آبی هم از 1 تا 20 که نشانگر 3 ماه پشت سر هم است. برای مثال شما در دهمین روز از ماه دوم، قرار است محصولی را به یک شرکت ارسال کنید؛ بنابراین فقط کافی است محتویات قرارداد و مشخصاتی را که لازم است، در صفحه 10 پوشه قرمز بنویسید. در این صورت وقتی ماه بعد سراغ پوشه قرمز بروید تمام کارهایی را که باید انجام بدهید، می‌بینید. البته نرم‌افزارهای زیادی هم وجود دارند که می‌توانید برای این کار از آن‌ها استفاده کنید.

• چند هندوانه را با یک دست بلند نکنید

بسیاری از افراد فکر می‌کنند که می‌توانند از پس انجام دادن چندین کار به شکل هم‌زمان بربیایند اما واقعیت این است که تنها تعداد محدودی از افراد، توانایی چنین کاری را دارند. تجربه نشان می‌دهد تمرکز شما وقتی‌که فقط یک مسئولیت را بر عهده گرفته‌اید چندین برابر حالتی است که باید چندین مسئولیت را انجام بدهید؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم با شناسایی اولویت‌ها و انجام آن‌ها به ترتیب اهمیتشان، از بار استرس چند کاره بودن رها ‌شوید و وقت خود را بیهوده نسوزانید. بهتر است یک کار را به طور کامل تمام کنید و به سرانجام برسانید، بعد به سراغ کار بعدی بروید.

• قبل از تیراندازی، هدفت را مشخص کن

دزدهای زمان در جای جای مسیر زندگی کمین کرده‌اند تا زمان را از چنگ شما دربیاورند. یکی از این دزدهای قدرتمند، بی‌هدفی است. پیش از انجام هر کاری از خودتان بپرسید هدف من چیست؟ این کار تا چه اندازه من را به هدفم نزدیک می‌کند؟ برای رسیدن به این هدف، از چه چیزهایی باید صرف‌نظر کنم؟ چه کارهایی را باید در اولین فرصت انجام بدهم؟...با پاسخ به سوال‌هایی از این دست، می‌توانید برای هر فعالیت به خوبی برنامه‌ریزی کنید.

• از همین امروز شروع کنید

فرض کنید تصمیم گرفته‌اید از فردا برای رسیدن به تناسب اندام و سلامتی، یک برنامه رژیمی را شروع کنید اما وقتی زمان عمل می‌رسد، همه چیز را پشت گوش می‌اندازید. به تاخیر انداختن کارها و امروز و فردا کردن عادت اشتباهی است که تاثیر بدی بر مدیریت زمان دارد. زمانی که شما تصمیم جدیدی می‌گیرید در بالاترین سطح انرژی و اراده قرار دارید پس بهتر است در همان لحظه که از همه نظر آماده‌اید، بلافاصله کار را شروع کنید و تا جایی که می‌توانید ادامه بدهید تا به تدریج بتوانید این عادت اشتباه را از خود دور کنید.

• با پرداختن به جزییات از اصل کار دور نشوید

توجه زیاد و وسواس در حین انجام وظایف و تکمیل پروژه‌ها تمرکز شما را از روی اصل کار منحرف می‌کند و باعث می‌شود بخشی از ذهن‌تان مدام به دنبال جزییات برود، در این صورت ممکن است زمان زیادی درگیر پروژه‌ای بشوید که فقط چند روز برای انجام دادنش زمان لازم است. برای رهایی از این وسواس که شاید به ظاهر کمال‌گرایی به حساب بیاید، کارهای اصلی و کلی را با دقت انجام بدهید، پروژه را کامل کنید و بعد از آن با خیال راحت به ریزه‌کاری‌ها بپردازید.

• زندگی سالم را در پیش بگیرید

حتماً می‌دانید که شیوه و سبک زندگی، در سلامت جسم و روح هر فرد تاثیر زیادی می‌گذارد و از طرفی زندگی سالم ارتباط مستقیمی با تمرکز و کارایی ما دارد. رعایت کردن مواردی مثل خواب کافی، ورزش، استراحت به اندازه مابین کارها و تغذیه سالم در بالا رفتن انرژی و درنهایت افزایش قدرت و توانایی موثر است. این مساله به تقسیم‌بندی کارها با زمان‌بندی درست و حفظ تمرکز و انرژی کافی، بسیار کمک می‌کند.

• تلاش کنید اما سخت کار نکنید

این یک باور غلط است که برای رسیدن به موفقیت و انجام کامل کارها باید به هر دری بزنید و تمام وقت سخت کار کنید. تجربه آدم‌های موفق و ثروت‌مند نشان می‌دهد آن‌ها سخت تلاش می‌کنند، مصمم و با اراده هستند ولی هرگز خودشان را در کار غرق نمی‌کنند. علاوه بر این که زمانی را به استراحت اختصاص می‌دهید، از روش‌هایی استفاده کنید که با کم‌ترین انرژی بتوانید بیشتری کارایی را داشته باشید.

• کارها را دسته بندی کنید

ماهیت کارهای مختلف با هم متفاوت است. برای انجام بعضی از کارها به برنامه‌ریزی‌های پیچیده و انرژی زیاد نیاز است مانند طراحی یک تیزر تبلیغاتی! اما در مقابل بعضی از کارها مثل بسته‌بندی را می‌شود با صرف انرژی کم‌تر انجام داد؛ بنابراین برای این که بتوانید وقت و انرژی‌تان را مدیریت کنید فقط کافی است تا کارهایتان را به خوبی دسته‌بندی کنید، سپس هر کار را بر اساس توان و انرژی‌‌تان زمان‌بندی کنید و انجام بدهید.

• شبکه‌های ارتباطی قدرتمند بسازید

این را بپذیرید که شما نمی‌توانید تمام کارها را به تنهایی انجام بدهید، برای همین لازم است حتماً از دیگران کمک بگیرید. برای کمک گرفتن از دیگران باید بتوانید با آن‌ها ارتباط برقرار کنید و تقسیم کار انجام بدهید. یکی از نکات مهم در مدیریت زمان‌، داشتن مهارت ارتباطی قوی و موثر است، چرا که با شکل دادن روابط حمایتی، می‌توانید کارها را سریع‌تر و باکیفیت‌تر انجام بدهید.

جمع‌بندی: مدیریت زمان

مدیریت زمان یک مهارت است که برای رسیدن به موفقیت در انجام کارها باید آن را یاد بگیرید تا با برنامه ریزی درست و مشخص کردن هدف بتوانید به دور از استرس و با تمرکز بالا در کمترین زمان بیشترین فعالیت را انجام دهید.